大學生因為上台報告的關係,常常要製作PowerPoint投影片
不過某些同學常常從網路上Copy一個圖片或PrintScreen一個截圖
就直接把它丟到Word或PowerPoint上去
所以導致圖片讓檔案變肥,傳給別人不易
今天我就來介紹怎麼把Office的檔案變小

好啦,其實這篇也是野人獻曝啦
只要到網路上打"ppt 減肥"之類的關鍵字就能搜尋到好幾篇相同的內容
不過我相信很多人並不知道這些事情,因此還是來教學一下

[ 用內建方式壓縮圖片 ]
其實MS Office系列功能很強大,只要多找一點就可以發現許多功能
圖片壓縮的功能其實在Office XP的時候就有囉

Office XP、2003:
在圖片上按右鍵選擇 [設定圖片格式]-[圖片]-[壓縮]
套用至:選 [套用至文件中的所有圖片]
變更解析度:如果是要印出來的文件就選 [列印]
若只要在電腦上看就選 [Web/畫面]
下面兩個選項:
[壓縮圖片]:會把圖片轉成JPG等格式,必勾
[刪除圖片的裁剪區域]如果這個圖片超出區域會被截掉

勾完後存檔,可以比較一下檔案大小差異
因為我現在電腦沒有裝Office 2003,所以就沒有圖了
或是參考這位大大的圖片

Office 2007:
選取一張圖片,在上方跑出來的格式功能表中選 [壓縮圖片]
[只套用到選取的圖片] 去掉
選項部分跟Office 2003類似,不再重複

PPT_compass_1.png

PPT_compass_2.png

我的測試結果,檔案從9.5MB縮小到6.8MB喔!

要小心的是,如果你把一個大型圖片縮放成小圖
這樣壓縮過後圖片就真的變成那樣小
當你把它放大的話就會產生點陣圖的那種鋸齒
所以最好等到報告完全結束後再壓縮


[ 用軟體壓縮Office檔案 ]
現在有不少壓縮Office檔案的軟體
我個人比較喜歡用NXPowerLite這個軟體
這是個共享軟體,而且有繁體中文,不怕看不懂
他的壓縮方式也是壓圖片(好像還有壓其他東西)
而且壓縮過檔案還是可以正常開啟喔

NXPowerLite下載頁面

操作很簡單,選擇加入檔案,然後按下最佳化即可
也可以調他的壓縮設定就是了

NXPowerLite_1.png

這是他的壓縮結果,之前9.5MB的PPT檔竟然被壓到只剩5.2MB
整整少了45.3%的大小
這實在是太神奇了,比神奇寶貝還要神奇!
所以建議有在做報告的,絕對要給他壓一下再說
Office檔案也是可以很小的

NXPowerLite_2.png  

[ 舊文補充 ]
以前寫過一篇"幫Office檔案減肥吧"
當時說把 [允許快速儲存] 這個選項拿掉可以減少檔案容量
但是這個選項在Office 2007是找不到的
那到底在哪裡呢?現在公佈解答...

這個功能在Office 2007系列被拿掉了orz

所以新版的儲存才會這麼慢
因為它以前只儲存上次所做的變更
現在每次都會掃描整份文件
可說是犧牲效能提升安全性吧

參考:允許快速儲存選項有何改變?

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